Die Planung der Ausschreibung habe ich im letzten Einkäuferbrief erörtert. Heute möchte ich nun ein wenig auf die zu versendenden Dokumente eingehen.
Typischerweise habe ich bei meinen Ausschreibungen die folgenden Dokumente:
Anschreiben:
Kurzer Überblick worum es geht mit der Bitte, bis zu einem bestimmten Termin die Teilnahme an der Ausschreibung zu bestätigen und einen Ansprechpartner zu benennen.
Rahmendokument:
Beinhaltet die Details der Ausschreibung, die kaufmännischen und juristischen Randbedingungen, den detaillierten Zeitplan und die Verweise auf die weiteren Anhänge
Technische Anlagen, Skizzen, Spezifikationen u. ä:
Hier wird ggf. der Ist-Zustand beschrieben, vor allem aber die gesuchte Lösung aufgezeigt. So genau wie nötig und so flexibel wie möglich. Wichtig ist, dem Anbieter möglichst viele Freiheitsgrade zu geben, um auch innovative Lösungen zu erhalten. Hier betätige ich als Einkäufer mich als Lektor, da die Kollegen aus der IT oder anderen Fachbereichen oft nicht besonders geübt sind im Verfassen solcher Dokumente.
Angebotsvorlage:
Die Anbieter erhalten ein strukturiertes Word-Dokument, in das sie ihr Angebot verfassen sollen. Damit habe ich es später einfacher, die Angebote zu vergleichen. Zudem sollte damit kein Themenkomplex vergessen gehen; Kapitel 5 ist bei allen dann z. B. die Risikobetrachtung.
Preismatrix:
Vorausgefüllte Excel-Tabelle für die Preise. In einer von mir vorgegebenen Detaillierungstiefe und –breite.
evtl. Fragebogen:
Sollte es mehr als ca. 10 Fragen geben, so werden diese in ein separates Dokument gestellt.
evtl. Standardvertrag:
Sofern vorhanden und sinnvoll wird auch der Standardvertrag direkt bei der Ausschreibung mitgesendet, verbunden mit der Bitte, diesen zu akzeptieren oder Änderungswünsche anzuzeigen.
Dieses Paket wird dann komplett an die Anbieter versendet. Das sieht sehr umfangreich aus, ist aber immer gleich strukturiert und auch inhaltlich jedes Mal sehr ähnlich. Sollten Sie noch keinen Standardsatz haben, so werden Sie merken, dass bereits die zweite Ausschreibung sehr viel einfacher hierdurch wird.
Sollten Sie konkrete Tipps für einzelne Dokumente benötigen, schreiben Sie mir eine E-Mail.
Bis zum nächsten Mal wünsche ich Ihnen ein paar fröhliche Tage
Ihr
Volker Lopp
