Nachdem ich bei den letzten beiden Einkäuferbriefen das Aufsetzen der Ausschreibung und die Ausschreibungsdokumente selbst diskutiert habe, werde ich heute auf die restlichen Schritte der eigentlichen Ausschreibung eingehen. Vielleicht sind für Sie einige Anregungen dabei…
Nachdem die Dokumente versendet wurden, werden schon bald die ersten Fragen auf Seiten der Lieferanten auftauchen. Sofern es sich nicht dringende technische Fragen zur Ausschreibung oder der evtl. genutzten Ausschreibungsplattform handelt, werden die Fragen zunächst an die entsprechenden internen Ansprechpartner weitergeleitet und von diesen intern beantwortet. Alle Fragen und Antworten werden sodann ggf. neutralisiert, so dass nicht zu erkennen ist, welche Firmen hinter den Fragen stecken. Je nach Umfang der Fragen, Dauer des Prozesses und Zeitraum für die Angebotserstellung werden alle Fragen und die dazugehörigen Antworten in bis zu drei Paketen an alle Anbieter versendet. In der Regel bietet sich hier eine Tabelle in Word an. Sollte sich die Frage durch Lesen der Ausschreibung von selbst beantworten, so sollte die Antwort immer ein Verweis auf die entsprechende Textstelle sein. Somit vermeiden Sie evtl. Widersprüche oder neue Interpretationen.
Die Angebote sollten zentral beim Einkauf eintreffen und erst geöffnet (gelesen) und verteilt werden, wenn alle Angebote eingetroffen sind bzw. die Frist abgelaufen ist. Meistens setze ich die Frist auf 14:00 Uhr, so dass ich gegen 13:00 Uhr nachfragen kann, ob das Angebot rechtzeitig eintreffen wird.
Tja, und dann geht es ans Lesen... Meistens erhalten alle beteiligten Kollegen alle Angebote. Einzig bei den Preisinformationen bin ich sehr zurückhaltend. Diese sollte nur ein sehr eingeschränkter Personenkreis erhalten und auch dieser nur nach einer kurzen Erinnerung an die Vertraulichkeit. Leider werden immer wieder Angebote offen auf den Schreibtischen liegen gelassen, so dass jeder der zufällig vorbeikommt, sie lesen kann.
Anhand der Bewertungsmatrix werden die Angebote bewertet. Je nach Anzahl der involvierten Kollegen und Komplexität der Ausschreibung erfolgt diese Bewertung im Kollektiv oder im Umlaufverfahren.
Auf Basis dieser Bewertung ergibt sich eine Rangfolge der Anbieter. Hierbei nutze ich die Preisinformation meistens nur als Qualitätscheck (kann der Preis so stimmen, wo sind gravierende Unterschiede und wo bewegt sich der Preis im Vergleich). Denn: Gleiche Leistungen sind zum gleichen Zeitpunkt am gleichen Ort zum gleichen Preis erhältlich.
Wie läuft das bei Ihnen? Haben Sie den Prozess auch soweit aufgesetzt? Über Ihre Rückmeldung würde ich mich freuen.
Bis zum nächsten Einkäuferbrief wünsche ich Ihnen einige erholsame Tage
Ihr
Volker Lopp
