Vom Getriebenen
zum Treiber war das Thema der letzten Ausgabe des Einkäuferbriefs. Heute geht
es um einen anderen Wechsel: Vom Feind zum Freund.
Na gut, das ist vielleicht etwas polemisch, aber manchen (IT-)Einkäufern geht es wirklich so. Sie werden von der IT oder dem Fachbereich als Verhinderer, Bremser oder auch als einfach nur überflüssig empfunden. „Das bisschen Einkaufen schaffe ich auch noch“ heißt es von dort. Was also tun, um diese Konflikte zu beseitigen?
Wenn Sie die Anregungen des letzten Einkäuferbriefes umgesetzt haben, sind Sie auf jeden Fall schon mal einen Schritt gegangen. Machen Sie hier weiter. Im Kern geht es darum, den Mehrwert aufzuzeigen, den vor allem der strategische Einkauf liefern kann:
· rechtssichere Verträge
· Verträge die auch in drei Jahren noch aussagekräftig sind
· Schonung des IT-Budgets
· weniger Arbeit bei Ausschreibungen durch routinierte Einkäufer
· Konzentration auf das Kerngeschäft
· …
Diese theoretischen Botschaften müssen natürlich auch umgesetzt werden. Machbar ist dies, indem vor der Beschaffung abgefragt wird, was genau denn eigentlich gebraucht wird. Manche IT-Einkäufer sind nicht fit genug in IT? Macht nichts. Lassen Sie sich die Themen erklären, hören Sie gut zu und finden Sie heraus was das Besondere an genau dieser Beschaffung ist. Dies kann eine besondere Eigenschaft der Hard- oder Software sein, ein spezieller Bedarf für die Implementierung oder eine besondere Terminanforderung. Finden Sie diese Punkte heraus und achten Sie darauf, dass Sie dann wohl formuliert im Vertrag stehen.
Bei Ausschreibungen helfen Sie der IT am meisten, wenn Sie bei der Erstellung des Pflichtenheftes oder bei der Erstellung der Bewertungsmatrix mit Beispielen und Templates arbeiten, indem Sie die Terminplanung und –koordinierung übernehmen und natürlich die Preisverhandlungen vorbereiten und führen.
Also alles Themen, die zu IHREM Kerngeschäft gehören. Und in denen Sie führen können und sollen. Ihre Kollegen in der IT werden es i. d. R. zu schätzen wissen. Menschen in der IT sind eher etwas chaotisch organisiert. Besonders diesen helfen Sie durch etwas Struktur! Beginnen Sie einfach bei den netten oder kooperationsbereiten Kollegen – die „schwierigen“ kommen dann später. So haben Sie schnell einige Erfolgsgeschichten und können mit diesen natürlich auch „Werbung“ machen. Viele Einkäufer sind eher leise und zurückhaltend unterwegs. Aber Sie sind Dienstleister im eigenen Hause. So müssen Sie denken und so müssen Sie sich auch verkaufen!
Das ganze wird allerdings auf Dauer nur funktionieren, wenn auch Ihr operativer Einkauf funktioniert. Deshalb werde ich im nächsten Einkäuferbrief hierauf etwas näher eingehen.
Welche Erfolgsgeschichten haben Sie? Wo hat das bei Ihnen funktioniert? Wo haben Sie noch Probleme? Schreiben Sie mir!
Viel Erfolg bei der Zusammenarbeit mit der IT
Volker Lopp
